Inleiding
Alle papieren documenten die ontvangen wordt, moeten elektronisch gearchiveerd worden. Dit vastleggen gebeurt door de documenten te scannen. Het betreft devolgende soorten documenten:
- echte poststukken die van TNT-post worden ontvangen.
- papieren nota's die rechtstreeks van de leverancier worden ontvangen zoals kassabonnen.
Alle te scannen documenten worden in het daartoe bestemde bakje gedeponeerd. Periodiek (liefst dagelijks) moeten de documenten gescand en gearchiveerd worden.
Is er een te betalen rekening bij de te scannen documenten, dan moet deze opgenomen worden in de administratie van Charta (zie vastleggen binnenkomende facturen).
Alle gescande documenten moeten elektronisch vastgelegd worden in de database van Charta software op de server. Het directe voordeel voor vastlegging op de server is dat er een dagelijkse back up van deze gegevens wordt gemaakt en dat deze gegevens voor een ieder beschikbaar zijn. Vastlegging op de server vindt plaats met het versiebeheersysteem 'Tortoise SVN'.
Alle gescande documenten moeten worden opgenomen in de map 'Incoming pieces'. Deze map is opgenomen in de map ' Charta' (al dan niet aangevuld met Software).
Scannen
Het scannen gebeurt met de applicatie 'EPSON scan'. Nadat deze applicatie is gestart wordt het volgende scherm gepresenteerd:
Met het pijltje naast de knop scannen kunnen nog instellingen meegegeven worden. Als resolutie wordt 150 dpi aangehouden. Nadat de knop 'Scannen' is aangeklickt verschijnt het scherm 'Instellingen voor Bewaar bestand' (onder) waarop nog enkele gegevens gewijzigd kunnen worden zoals de map waarin de gescande gegevens worden opgeslagen. Het aanklikken van de knop 'OK' zorgt ervoor dat het document gescand wordt en opgeslagen.
Het scannen kan plaatsvinden nadat de applicatie is gestart. Alle documenten moeten achtereenvolgens gescand worden en worden automatisch opgeslagen in de map die genoemd is bij Lokatie op het scherm ' Instellingen voor Bewaar bestand'. Via de knop 'Blader' is de lokatie te wijzigen. Van elk gescande document wordt een PDF-file gemaakt. Nadat alle documenten gescand zijn, de applicatie afsluiten.
Samenvoegen scans
Als een te scannen document uit meerdere pagina's bestaat moeten deze pagina's samengevoegd worden tot 1 PDF-document. Hiervoor wordt de applicatie 'PDF tools' gebruikt. Na het opstarten van deze applicatie wordt het volgende scherm gepresenteerd:
Om documenten samen te voegen wordt de knop 'Join multiple PDFs' aangeklikt waarna het volgende scherm wordt gepresenteerd:
Na het aanklikken van de knop 'Add PDF' wordt het bekende Windowsscherm geopend waarmee op de gebruikelijke manier de bestanden die uiteindelijk moeten worden samengevoegd, geselecteerd kunnen worden. Zorg er voor dat de documenten in de juiste volgorde komen te staan.
Alvorens de knop 'Join' aan te klikken, moet de naam van het nieuw aan te maken bestand worden opgegeven (voor de richtlijnen voor het samenstellen van de naam zie verderop) aangevuld de extensie '.pdf'. Na het aanklikken van de knop 'Join' wordt het nieuwe bestand feitelijk aangemaakt. Het nieuwe bestand moet opgenomen worden in de map die aangegeven staat op het scherm 'Instellingen voor Bewaar bestand' en de onderliggende losse bestanden waaruit het nieuwe bestand is samengesteld, moeten verwijderd worden.
Het samenstellen van de bestandsnaam
De bestandsnaam is 1 string van tekens waarin een aantal kenmerken van het gescande document zijn opgenomen.
- Positie 1-8: datum van het document (verzenddatum, notadatum, enz) in het formaat jjjjmmdd.
- Positie 9: spatie
- Positie 10 en verder: Zoveel mogelijk het document beschrijven. Eerst de instantie die het document heeft gemaakt (bv Albert Heijn, Knewco, Rijkswaterstaat, Gemeente Rotterdam, Charta Software), een spatie en vervolgens het soort document (bv boodschappen kassabon, Factuur tm april 2008, Nota schoonmaak onderhoud) en het eventuele nota- of factuurnummer of een ander significant kenmerk. Altijd afsluiten met de extensie .pdf
Opslaan op de server
Nadat een 'scansessie' is afgerond moeten de lokaal (op de eigen laptop) ingevoerde documenten ook in de database van Charta opgeslagen worden en wel op de volgende wijze:
- Klik met de rechtermuisknop op ' Incoming pieces' en vervolgens op ' SVN Update'.
- Nadat deze functie is uitgevoerd weer met de rechtermuisknop klikken op ' Incoming pieces' en vervolgens op 'SVN Commit'. Het aanklikken van deze functie heeft tot gevolg dat de documenten daadwerkelijk op de server worden vastgelegd.
***