Vastleggen ontvangen facturen

Inleiding

Alle facturen die ontvangen worden moeten in Charta worden geadministreerd.

Facturen kunnen ontvangen worden als:

• elektronisch document
• papieren document

Facturen zijn niet alleen nota's e.d. die van externe partijen worden ontvangen maar ook b.v. kassabonnen van goederen die direct zijn betaald (pinnen of credit card). Voor de vastlegging van een factuur is het niet van belang op welke wijze deze wordt ontvangen. Na het starten van bovengenoemde functie wordt een scherm getoond met 2 tabbladen: Bekijk en Bewerk. Alle ontvangen facturen moeten geregistreerd worden. Elektronisch ontvangen facturen worden veelal geregistreerd door degene die de factuur heeft ontvangen.

Opnemen Binnenkomende factuur

Als gekozen wordt voor het tabblad Bewerk wordt een scherm gepresenteerd waarop de volgende gegevens ingevuld moeten worden:

• de datum waarop de factuur wordt toegevoegd (default systeemdatum)
• de leverancier
• het factuurnummer (kan ook 0 zijn)
• de omschrijving van de goederen
• het factuurbedrag exclusief BTW
• het bedrag BTW (kan ook 0 zijn)

Na invoeren van alle gegevens moeten deze toegevoegd worden met de betreffende knop Voeg toe. Al dat juist is gebeurd, zal een nieuwe factuur zijn toegevoegd in de Charta database. Als er foutieve gegevens zijn toegeleverd zullen deze eerst gecorrigeerd moeten worden.

Wijzigen Bestaande factuur

Het is mogelijk een eerder opgenomen factuur te wijzigen. Ook hier moet gekozen worden voor het tabblad Bewerk waarbij een overzicht gegeven wordt van alle opgenomen facturen. Wijziging kan rechtstreeks in de betreffende regel plaatsvinden. Alleen de attributen waar een kader omheen staat, kunnen gewijzigd worden.

De knop Pas aan zorgt er voor dat de wijziging van de gegevens wordt doorgevoerd.
Als een bedrag aangepast moet worden, ook nagaan of de factuur reeds geboekt is omdat dit direct gevolgen heeft voor de boekhouding.

Laten vervallen bestaande factuur

Het is nog niet mogelijk een bestaande factuur te laten vervallen omdat dit direct gevolgen kan hebben voor de boekhouding. Als een factuur nog niet is doorgevoerd in de boekhouding kunnen de gegevens van eennieuwe factuur over de gegevens van de te vervallen factuur heen geschreven worden. Als een factuur reeds doorgevoerd is dan mag deze niet vervallen.

Raadplegen facturen

Het tabblad Bekijk biedt de mogelijkheid de eerder ingevoerde facturen te bekijken.
Om te voorkomen dat grote hoeveelheden gegevens worden gepresenteerd, eerst rechtsboven op het scherm het te tonen jaar kiezen en vervolgens Kies.
Als een factuur (gedeeltelijk) is betaald wordt in het overzicht ook de zgn Sluitingsdatum van de factuur gegeven. Een eventueel verschil in het factuurbedrag en het betaalde bedrag wordt weergegeven in de kolom Betalingsverschil.

Een klik op een kolomnaam sorteert de facturen op de betreffende kolom, bij volgende klikken op dezelfde kolom afwisselend aflopend en oplopend.